Bí mật đằng sau những chuyến du lịch nhóm thành công mỹ mãn

Khảo sát mới nhất công bố ngày 4/8 của nền tảng du lịch Klook thực hiện trên 2.725 du khách tại 10 thị trường trên thế giới, trong đó có Việt Nam, cho thấy người đảm nhận vai trò lên lịch trình tại Việt Nam đang gánh vác khối lượng công việc lớn nhất nhưng lại nhận về ít sự ghi nhận nhất.

Cụ thể, nghiên cứu chỉ ra sự lệch pha đáng kể về mặt nhận thức giữa người lập kế hoạch và các thành viên còn lại trong nhóm. Trong khi những người không tham gia chuẩn bị tin rằng việc tổ chức một chuyến đi nhóm kéo dài một tuần chỉ tiêu tốn dưới 10 giờ đồng hồ, thì thực tế đòi hỏi nhiều sức lực hơn thế. Hơn 70% người đảm nhận vai trò lên lịch trình tại Việt Nam khẳng định họ phải bỏ ra nhiều hơn 10 giờ làm việc. Cụ thể, có 48,4% người dành tới 20 giờ và 26,4% phải bỏ ra tới 40 giờ chuẩn bị, tương đương với thời gian của một tuần làm việc tiêu chuẩn.

Trên quy mô toàn cầu, 52,5% người lập kế hoạch đồng ý rằng quá trình chuẩn bị tiêu tốn nhiều thời gian hơn cả một tuần làm việc chính thức của họ. Về chân dung tâm lý, 41,2% người lên kế hoạch thuộc nhóm thích tối ưu hóa chi phí và lộ trình, cao gấp đôi so với 16,7% thuộc nhóm lập kế hoạch chi tiết bài bản. Ngược lại, có 33,1% người đứng ngoài cuộc thừa nhận lý do chính khiến họ không tham gia chuẩn bị là vì tin rằng chắc chắn sẽ có thành viên khác làm thay.

Công việc của người lên kế hoạch không dừng lại ở các thao tác đặt dịch vụ đơn thuần mà là một chuỗi quản trị hậu cần phức tạp. Quản lý ngân sách là yếu tố gây căng thẳng lớn nhất với 60,4% người lựa chọn, tiếp theo là điều phối lịch trình với 50,9% và mệt mỏi vì chờ đợi phản hồi từ các thành viên khác chiếm 34,0%. Ngoài ra, 33,0% từng đối mặt với thái độ từ chối ra quyết định thông qua câu nói quen thuộc “Sao cũng được!”.

Bên cạnh áp lực hậu cần, họ còn phải gánh vác “chi phí cảm xúc” của cả đoàn khi 67,3% khẳng định kỹ năng quan trọng nhất của họ là lựa chọn phương án giúp giảm thiểu tranh cãi và giữ hòa khí. Ngay cả khi chuyến đi đã bắt đầu, người lập lịch trình vẫn phải duy trì trạng thái làm việc khi có hơn 50% người lên kế hoạch phải kiểm tra điện thoại từ 6 lần trở lên mỗi ngày để quản lý thông tin đặt chỗ và xử lý các sự cố phát sinh.

Áp lực chồng chất nhưng sự ghi nhận nhận về lại không tương xứng, khi tỷ lệ người lên kế hoạch phản ánh việc họ bị phàn nàn cao hơn hẳn tỷ lệ các thành viên tự thừa nhận đã đưa ra lời phàn nàn. Các câu nói phổ biến nhất mà họ phải hứng chịu bao gồm việc bị cho rằng kế hoạch có thể làm tốt hơn chiếm 61,0%, bị chỉ trích vượt ngân sách chiếm 52,8% và bị đòi thay đổi lịch trình chiếm 55,3%.

Xét dưới góc độ kinh tế, hơn 70% người lên kế hoạch tại Việt Nam tự định giá công sức của họ tương đương từ 50 USD (khoảng 1,25 triệu đồng) cho mỗi giờ bỏ ra. Với trung bình từ 10 đến 20 giờ chuẩn bị cho một chuyến đi kéo dài một tuần, giá trị lao động chưa được trả công này dao động từ 1.000 USD (khoảng 25 triệu đồng) trước khi kỳ nghỉ thực sự khởi động.

Dù vậy, họ vẫn là “xương sống” của mọi chuyến đi khi 71,7% khẳng định chuyến đi chỉ có thể bước ra khỏi nhóm chat nhờ sự chủ động của họ và 77,4% tin rằng nhóm sẽ không thể có kỳ nghỉ trọn vẹn nếu thiếu người lên lịch trình. Sau hàng giờ đồng hồ điều phối lịch trình, quản lý ngân sách (và cả “cái tôi” của từng thành viên), xử lý sự cố trước khi ai đó kịp nhận ra và đứng ra chịu phàn nàn khi mọi chuyện không như ý, không ngạc nhiên khi hơn 8/10 người lên kế hoạch du lịch tại Việt Nam tin rằng họ xứng đáng nhận được nhiều sự ghi nhận hơn cho tất cả những gì đã bỏ ra.