Vầng Trăng Khuyết ứng dụng chatbot trong thiện nguyện 'Cõng Ngoại 1 Con Trăng'

Ứng dụng giúp kết nối trực tiếp các mạnh thường quân với hơn 300 cụ già có hoàn cảnh khó khăn trên địa bàn TP.HCM và các tỉnh lân cận. Không chỉ hỗ trợ đăng ký cõng Ngoại tự động, hệ thống còn tích hợp quy trình theo dõi, xác nhận và báo cáo minh bạch sau mỗi kỳ trao gói tiếp sức, đánh dấu một bước chuyển đổi số đáng chú ý trong lĩnh vực thiện nguyện cộng đồng.

Bài toán minh bạch trong hoạt động thiện nguyện

Ra đời từ năm 2024, chương trình “Cõng Ngoại 1 Con Trăng” được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ định kỳ cho những người già neo đơn, người khuyết tật, người bán vé số, nhặt ve chai hoặc lao động tự do có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn từ 60 tuổi trở lên và vẫn còn mưu sinh tuổi già.

Mỗi tháng, các cụ được nhận gói tiếp sức trị giá 300.000 gồm gạo và nhu yếu phẩm thiết yếu để giảm bớt gánh nặng cuộc sống. Tuy nhiên, khi số lượng Ngoại ngày càng tăng, việc quản lý thông tin, ghép nối mạnh thường quân, theo dõi chuyển khoản, xác nhận đồng hành và gửi báo cáo sau trao quà trở thành áp lực rất lớn cho đội ngũ vận hành.

Trước đây, phần lớn quy trình được thực hiện thủ công qua tin nhắn Facebook, điện thoại và bảng tính nội bộ. Mỗi kỳ phát quà, nhân sự phải đối chiếu hàng trăm giao dịch, tổng hợp danh sách Ngoại được cõng, gửi hình ảnh báo cáo và phản hồi từng mạnh thường quân.

“Điều chúng tôi nhận được nhiều nhất từ các mạnh thường quân là mong muốn được theo dõi rõ ràng hơn hành trình đồng hành của mình. Ai cũng muốn biết Ngoại mình cõng là ai, đã nhận quà chưa và cuộc sống hiện tại như thế nào”, đại diện Vầng Trăng Khuyết chia sẻ.

Hành trình xây dựng chatbot từ những trăn trở rất đời thường

Ý tưởng xây dựng chatbot xuất phát từ chính nhu cầu thực tế của chương trình. Đội ngũ công nghệ thông tin của Vầng Trăng Khuyết đã dành nhiều tháng để nghiên cứu luồng vận hành phù hợp với đặc thù thiện nguyện. Khó khăn lớn nhất không nằm ở việc lập trình, mà ở việc biến một quy trình nhân văn thành hệ thống số hóa mà vẫn giữ được sự gần gũi và tính kết nối giữa người cho và người nhận.

Từng kịch bản được xây dựng lại từ đầu, từ bước lựa chọn Ngoại, ghi nhận thông tin mạnh thường quân, tạo mã định danh chuyển khoản riêng, xác nhận đồng hành cho tới khâu gửi báo cáo sau trao quà. Trong quá trình thử nghiệm, hệ thống liên tục được điều chỉnh để giảm thao tác cho người dùng lớn tuổi, hạn chế sai sót khi chuyển khoản và bảo đảm dữ liệu được lưu trữ chính xác.

1 mạnh thường quân - 1 Ngoại - 1 mã đồng hành riêng

Điểm nổi bật của hệ thống mới là mỗi lượt cõng đều được gắn với một mã định danh riêng. Khi nhắn tin vào fanpage chương trình, mạnh thường quân sẽ được chatbot hướng dẫn lựa chọn Ngoại dựa trên danh sách hoàn cảnh cụ thể kèm hình ảnh và thông tin cơ bản.

Sau khi xác nhận, hệ thống tự động tạo mã chuyển khoản tương ứng với từng Ngoại. Nhờ đó, việc ghi nhận và đối soát trở nên nhanh chóng, hạn chế tối đa nhầm lẫn giữa các lượt đồng hành. Mô hình “1 mạnh thường quân - 1 Ngoại - 1 mã riêng” giúp toàn bộ quá trình được theo dõi xuyên suốt từ lúc đăng ký đến khi hoàn thành trao quà.

Một trong những tính năng được nhiều mạnh thường quân đánh giá cao là hệ thống báo cáo tự động. Sau mỗi kỳ phát gói tiếp sức, hệ thống sẽ gửi email cập nhật đến người đồng hành, bao gồm: hình ảnh ký nhận của Ngoại, hình ảnh thực tế khi nhận gói tiếp sức, thông tin xác nhận hoàn tất trao quà.

Nhờ đó, mạnh thường quân có thể theo dõi trực tiếp hành trình hỗ trợ của mình mà không cần liên hệ thủ công như trước.

Theo Vầng Trăng Khuyết, đây không chỉ là công cụ quản lý mà còn là cách để xây dựng niềm tin, tạo sự minh bạch và duy trì kết nối lâu dài giữa người trao và người nhận.

Công nghệ không thay thế lòng tốt, nhưng giúp lòng tốt đi xa hơn

Hiện tại, hệ thống chatbot đang hỗ trợ kết nối hơn 300 Ngoại trong chương trình “Cõng Ngoại 1 Con Trăng”. Dù vậy, đại diện Vầng Trăng Khuyết cho biết chatbot chỉ là công cụ hỗ trợ. Giá trị cốt lõi của chương trình vẫn nằm ở những con người sẵn sàng sẻ chia với nhau.

“Công nghệ không thể thay thế sự tử tế. Nhưng công nghệ có thể giúp sự tử tế được trao đi minh bạch hơn, nhanh hơn và bền vững hơn. Đó là điều chúng tôi đang cố gắng thực hiện mỗi ngày”, đại diện doanh nghiệp chia sẻ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra ở nhiều lĩnh vực, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động thiện nguyện không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn mở ra cơ hội để nhiều hoàn cảnh khó khăn được kết nối với cộng đồng hiệu quả hơn.

Với Vầng Trăng Khuyết, mỗi cải tiến công nghệ cuối cùng cũng chỉ hướng tới một mục tiêu giản dị: để không một cụ Ngoại nào bị bỏ quên trên hành trình tuổi xế chiều.