Sở Nội vụ TP.HCM đề xuất cán bộ, công chức làm việc tại nhà 1-2 ngày trong tuần

Sở Nội vụ TP.HCM vừa có tờ trình UBND TP.HCM về chủ trương xây dựng và ban hành Đề án Xây dựng công sở hành chính thông minh tại TP.HCM.

Theo đề án, đối tượng áp dụng là cán bộ, công chức tại các cơ quan, tổ chức hành chính Nhà nước thuộc phạm vi Thành phố quản lý, cán bộ, công chức, viên chức thuộc UBND phường, xã, đặc khu.

Đề án đề xuất thí điểm cơ chế làm việc kết hợp, cho phép công chức thuộc các nhóm vị trí việc làm chuyên môn về tham mưu, nghiên cứu các nhiệm vụ trọng yếu, hoạch định chính sách, chiến lược được đăng ký làm việc từ xa. Tức họ không phải có mặt trực tiếp tại trụ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị nơi làm việc, từ 1 - 2 ngày/tuần, trên cơ sở quản lý bằng chất lượng sản phẩm đầu ra, và duy trì kết nối qua giao ban trực tuyến thay vì điểm danh cơ học.

Chính quyền có thể vận hành 24/7

Theo tờ trình của Sở Nội vụ, với quy mô và vị trí, vai trò của TP.HCM mới đòi hỏi bộ máy Nhà nước phải nhanh chóng điều chỉnh phù hợp, nhằm sớm ổn định và thúc đẩy phát triển toàn diện theo yêu cầu Nghị quyết số 09.

Tuy nhiên hiện nay, khu vực công của Thành phố đang đối mặt với áp lực rất lớn về khối lượng công việc, nhiệm vụ mới. Trong khi cơ cấu bộ máy, số lượng nhân sự giảm mạnh. Cán bộ, công chức của Thành phố phải gánh vác khối lượng công việc lớn hơn, yêu cầu cao hơn.

Do đó, TP.HCM rất cần xây dựng mô hình tổ chức quản lý Nhà nước hiện đại, phương thức điều hành thông minh, tinh gọn và hiệu năng cao, nhằm đảm bảo tăng năng suất, chất lượng hoạt động, đồng thời phải bảo đảm sử dụng hiệu quả, bền vững nguồn nhân lực của Thành phố.

Sở Nội Vụ cho rằng việc mở rộng quy mô diện tích tạo nên rào cản vật lý lớn về khoảng cách và thời gian di chuyển của đội ngũ công chức cư trú và làm việc tại các cơ quan.

Việc di chuyển thường xuyên ở quãng đường xa, hoặc phải thay đổi nơi cư trú đã ảnh hưởng đến đời sống và tinh thần làm việc, dẫn đến khả năng suy giảm hiệu suất và mất cân bằng cuộc sống.

Theo kết quả khảo sát trong tháng 5 vừa qua của Viện Nghiên cứu phát triển TP.HCM đối với hơn 21.500 cán bộ, công chức tại 168 địa bàn xã, phường đặc khu, có tới hơn 43% nhân sự đánh giá hệ thống quản lý văn bản vận hành chưa tốt là trở ngại chính cho công việc.

"Nhu cầu thiết lập cơ chế làm việc số hóa và phi địa giới đã trở thành yêu cầu bắt buộc khách quan, để duy trì sự vận hành bình thường của bộ máy", tờ trình của Sở Nội vụ nhấn mạnh.

Kết quả khảo sát thực tiễn đã ghi nhận mức độ sẵn sàng và nhu cầu sử dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ công vụ của đội ngũ công chức là rất lớn. Trong đó, có 59,63 - 63,22% người cho biết đã sẵn sàng với các nhu cầu về trợ lý ảo hàng ngày, phân tích dữ liệu, cảnh báo rủi ro sai sót và tự động tổng hợp báo cáo.

Do vậy, việc áp dụng các phương tiện công nghệ hiện đại cùng với mô hình quản trị tiên tiến cũng đồng thời giúp TP.HCM tháo gỡ điểm nghẽn biên chế, thông qua tự động hóa các tác vụ lặp lại, có thể tăng năng suất bộ máy từ 20 - 30% mà không gây áp lực cho khối lượng biên chế hiện tại.

Theo Sở Nội vụ, mô hình “công sở hành chính thông minh” giúp chính quyền chuyển đổi từ trạng thái “quản trị dựa trên sự hiện diện” sang “quản trị dựa trên hiệu suất”. Chính quyền có thể vận hành 24/7; hệ thống số không ngủ giúp xử lý hồ sơ ngay cả ngoài giờ hành chính, hoặc trong các tình huống khẩn cấp (thiên tai, dịch bệnh).

Với lợi ích nâng cao năng lực phản ứng nhanh, lãnh đạo có thể ra quyết định tức thời dựa trên dữ liệu thực tế hiển thị trên bảng điều khiển, thay vì chờ báo cáo giấy.

Ngoài ra, mô hình này giúp chính quyền thu hút chuyên gia, nhà khoa học, người lao động trình độ cao nhờ môi trường làm việc hiện đại, linh hoạt; giảm tình trạng “chảy máu chất xám” từ khu vực công sang khu vực tư do áp lực công việc và môi trường làm việc gò bó. Đặc biệt giải quyết được khó khăn trong vấn đề về khoảng cách địa lý của cán bộ sau sắp xếp.

Đối với người dân và doanh nghiệp, mô hình “công sở hành chính thông minh” sẽ giúp người dân và doanh nghiệp có thể tiếp cận dịch vụ mọi lúc, mọi nơi; nâng cao mức độ hài lòng của người dân và uy tín chính quyền.

Mô hình cũng kỳ vọng cải thiện các chỉ số đánh giá hành chính quan trọng như PAR Index, SIPAS, PAPI, PCI, phản ánh sự hài lòng và hiệu quả quản trị.

Xây dựng KPIs số hóa cho từng vị trí việc làm

Giải pháp trọng tâm để thực hiện đề án là tập trung vào việc đầu tư đồng bộ hạ tầng trang thiết bị công nghệ thông tin tại các cơ quan thuộc hệ thống chính trị. Đồng thời triển khai Trung tâm dữ liệu tính toán hiệu năng cao, để sẵn sàng cho các ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và internet vạn vật (IoT).

Các ứng dụng AI chuyên biệt sẽ được vận hành để tự động hóa việc cảnh báo sai sót, phân tích dữ liệu chuyên sâu và tổng hợp báo cáo định kỳ.

TP.HCM sẽ ưu tiên phát triển, liên thông các nền tảng số dùng chung, kết hợp ứng dụng trợ lý ảo vào công tác điều hành nội bộ và phục vụ người dân.

Đặc biệt, công tác phát triển dữ liệu được chuẩn hóa theo nguyên tắc “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”.

Về quản trị và giám sát, trọng tâm là chuyển đổi phương thức quản lý hành vi sang quản trị mục tiêu hiệu suất đầu ra, thông qua việc xây dựng bộ chỉ số KPIs/OKRs số hóa cho từng vị trí việc làm, và tích hợp phân hệ này vào nền tảng làm việc số tập trung, để tự động phân bổ mục tiêu từ cấp lãnh đạo đến từng công chức.

TP.HCM sẽ thiết lập Trung tâm Điều hành hiệu suất Hành chính hiển thị dữ liệu thời gian thực, phục vụ công tác giám sát của lãnh đạo các cấp.

Hệ thống điều hành được trang bị Cơ chế cảnh báo thông minh, dựa trên công nghệ AI, tự động quét dòng chảy công việc và kích hoạt cảnh báo theo 3 cấp độ, khi phát hiện dấu hiệu chậm trễ.

Trong đó, cấp độ xanh (sắp đến hạn dưới 24 giờ): Tự động gửi thông báo nhắc nhở trực tiếp đến công chức đang thụ lý hồ sơ.

Cấp độ vàng (trễ hạn dưới 48 giờ): Hệ thống tự động báo cáo lên cấp quản lý trung gian (trưởng phòng).

Cấp độ đỏ (trễ hạn nghiêm trọng): Hệ thống chuyển báo cáo trực tiếp đến thủ trưởng cơ quan để xử lý ngay lập tức.

Đề án chia thành 3 giai đoạn thực hiện. Giai đoạn 1 (2026 - 2027), sẽ tập trung ban hành khung pháp lý quy chế làm việc linh hoạt, bộ chỉ số KPI số và lắp đặt hệ thống Kiosk tự phục vụ 24/7 tại khu dân cư.

Giai đoạn 2 (2028 - 2029), áp dụng cơ chế làm việc tại nhà luân phiên cho ít nhất 30% vị trí tham mưu, nội nghiệp; vận hành Kho dữ liệu dùng chung sống 100%.

Giai đoạn 3 (từ 2030 trở đi), bộ máy hành chính sẽ vận hành thông suốt hoàn toàn trên môi trường số phi địa giới hành chính vật lý. Ở giai đoạn này, 100% quyết định chỉ đạo điều hành của lãnh đạo TP.HCM được hỗ trợ bởi hệ thống phân tích dữ liệu lớn và AI.

"Mô hình công sở hành chính thông minh đề xuất phù hợp với đặc điểm chính quyền đô thị, góp phần thực hiện thành công Chương trình chuyển đổi số của TP.HCM đến năm 2030, hướng tới thành phố thông minh, chính quyền số, xã hội số và kinh tế số", Sở Nội vụ khẳng định.