Nhân viên nhàn thân nhờ làm việc bằng AI, sếp kiệt sức chạy theo sửa lỗi

Tôi là quản lý cấp trung tại một công ty truyền thông, phụ trách nhóm 8 nhân viên. Trước đây, công việc của tôi chủ yếu là phân chia nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và góp ý để mọi người hoàn thiện sản phẩm trước khi gửi khách hàng. Thế nhưng khoảng nửa năm trở lại đây, phần lớn thời gian làm việc của tôi dành cho việc sửa những sản phẩm do trí tuệ nhân tạo (AI) tạo ra.

Chuyện bắt đầu khi công ty khuyến khích nhân viên ứng dụng AI để tăng năng suất. Tôi rất ủng hộ. Những công việc như tìm ý tưởng, lập dàn ý, tổng hợp tài liệu hay viết bản nháp đều có thể làm nhanh hơn nhờ công cụ này. Tôi từng hướng dẫn cả nhóm cách đặt câu lệnh, kiểm tra thông tin và biên tập nội dung do AI tạo ra.

Nhưng sau vài tháng, tôi nhận ra việc cấp dưới dùng AI khiến mình vất vả hơn. Sáng thứ Hai, tôi nhận được bản kế hoạch truyền thông dài gần 20 trang từ một nhân viên đã làm việc hơn hai năm, nhắn kèm: “Em đã dùng AI tổng hợp, anh xem giúp em lần cuối nhé”. Trước kia những việc như vậy, bạn ấy chỉ làm khoảng 6 trang để tôi nắm bắt thông tin.

Tôi mở file, đọc đến trang thứ 3 đã phải dừng lại. Kế hoạch đề xuất tổ chức sự kiện vào ngày địa điểm dự kiến đang có chương trình khác. Ngân sách được chia thành nhiều hạng mục nhưng cộng lại lệch gần 30%. Một số số liệu thị trường không có nguồn dẫn, còn phần đánh giá khách hàng mục tiêu được viết rất trơn tru nhưng chung chung đến mức áp dụng cho doanh nghiệp nào cũng được.

Tôi gọi nhân viên vào trao đổi. Bạn ấy ngạc nhiên khi biết bản kế hoạch có nhiều lỗi, bảo rằng đã yêu cầu AI kiểm tra số liệu và rà soát tính logic trước khi gửi. Tôi hỏi: “Thế em đã tự kiểm tra lại chưa?”. Nhân viên im lặng.

Thời gian còn lại rất gấp nên tôi phải ngồi gần 2 tiếng để sửa bản kế hoạch. Tôi phải kiểm tra từng con số, tìm lại tài liệu gốc, điều chỉnh lịch trình, viết lại mục tiêu và bỏ những đoạn văn dài nhưng không có thông tin cụ thể. Đến cuối buổi sáng, bản kế hoạch gần như được làm lại từ đầu.

Tưởng đó chỉ là trường hợp cá biệt, nhưng những ngày sau, tình trạng tương tự cứ lặp lại. Một nhân viên gửi báo cáo tuần với những con số được trình bày rất đẹp mắt nhưng nhầm đơn vị tính. Người khác dùng AI viết email gửi đối tác, trong đó tên công ty bị ghi sai dù thông tin chính xác nằm ngay trong cuối thư trước đó. Có người yêu cầu AI viết nội dung quảng cáo, nhận về bài dài gần nghìn chữ nhưng thông tin quan trọng về sản phẩm của khách hàng thì không có.

Khi tôi trả lại, nhân viên thường chỉ mất vài phút để sửa theo nhận xét rồi gửi lần nữa. Thế nhưng, nhiều lỗi nằm trong cách lập luận, cách hiểu yêu cầu và cả hướng triển khai. Nếu sửa một đoạn, tôi phải đọc lại những phần liên quan để bảo đảm nội dung không mâu thuẫn.

Có lần, tôi nhận bản phân tích đối thủ cạnh tranh vào lúc 17h. Sáng hôm sau là hạn gửi khách hàng. Tài liệu dài 12 trang, ngôn ngữ chuyên nghiệp, có biểu đồ và bảng so sánh. Tôi đọc kỹ mới phát hiện AI đã gộp dữ liệu của hai thương hiệu khác nhau, lấy thông tin từ một bài viết cũ và đưa ra kết luận không có căn cứ.

Tôi nhắn nhân viên yêu cầu kiểm tra nguồn. Bạn ấy trả lời rằng AI đã cung cấp các đường dẫn tham khảo, nhưng khi mở ra, một số đường dẫn không dẫn đến nội dung được trích dẫn. Bạn xin lỗi, nói sẽ rút kinh nghiệm rồi gửi lại bản mới sau khoảng 20 phút.

Bản mới vẫn còn lỗi. Tôi đành ngồi kiểm tra từng mục đến gần 22h mới xong. Khi gửi tài liệu đi, tôi còn phải đọc lại email để chắc chắn không có sai sót nào lọt qua.

Nhân viên dùng AI để hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, nhưng phần thời gian tiết kiệm được lại chuyển thành thời gian kiểm tra, sửa chữa của tôi. Các bạn ấy có thể hoàn thành bản nháp trong 30 phút, còn tôi mất 2 - 3 tiếng để biến nó thành sản phẩm có thể sử dụng. Tôi không thể bỏ qua bước kiểm tra. Nếu sản phẩm sai, người chịu trách nhiệm trước khách hàng vẫn là tôi.

Tôi đã nhấn mạnh trong cuộc họp nhóm rằng AI chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế cái đầu của mình. Tôi yêu cầu mọi người đọc lại, xác minh số liệu, kiểm tra tên riêng và chịu trách nhiệm với những gì mình gửi lên, ghi rõ nguồn tham khảo đối với các thông tin quan trọng.

Sau cuộc họp đó, tình hình có cải thiện. Tuy nhiên, khi công việc gấp gáp, nhân viên dùng AI một cách vội vàng để kịp tiến độ và tôi, vì không còn thời gian, phải tự mình rà soát từng chút một để tìm và sửa sai.

Trong cái vòng luẩn quẩn này, tôi biết mình có một phần trách nhiệm. Vì thường xuyên lo trễ hạn, tôi đã nhiều lần nhận sửa thay nhân viên thay vì buộc họ tự hoàn thiện và chịu trách nhiệm. Những lần giúp đỡ tưởng chỉ là giải pháp tình thế dần trở thành thói quen của cả nhóm. Nhân viên biết rằng nếu sản phẩm có vấn đề, tôi sẽ phát hiện và sửa trước khi gửi khách hàng.

Thế là AI tuy giúp nhân viên nhàn hơn nhưng lại tăng khối lượng công việc và sự ức chế cho người quản lý như tôi. Tất nhiên, chúng tôi không thể quay lại cách làm việc thủ công mà phải tìm cách sử dụng tốt hơn công cụ trí tuệ nhân tạo. AI rõ ràng là công cụ kỳ diệu giúp chúng ta rút ngắn đường đi rất nhiều, nhưng để nó thực sự tăng năng suất, hiệu quả thì vấn đề không còn đơn thuần là làm chủ công nghệ mà còn là câu chuyện quản lý. Đây là điều mà bản thân tôi và những quản lý cấp trung khác đang phải học hỏi, hoàn thiện.

Bạn nghĩ gì về vấn đề này? Bạn có gặp vấn đề khi sử dụng AI trong công việc? Hãy chia sẻ ở box bình luận bên dưới.