Để quá trình này diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh cần chuẩn bị dữ liệu doanh thu, chứng từ và hệ thống quản lý phù hợp ngay từ sớm để giảm tải áp lực khi kê khai và nộp thuế.
Chuẩn hóa dữ liệu doanh thu trước kỳ kê khai
Năm nay, kỳ kê khai thuế đầu tiên nhận được nhiều sự quan tâm khi là giai đoạn đầu áp dụng một số thay đổi trong quản lý thuế sau khi Nghị định 68 chính thức được ban hành.
Theo đó, 3 mốc doanh thu 500 triệu, 1 tỷ đồng và 3 tỷ đồng là các ngưỡng quan trọng trong quản lý thuế hộ kinh doanh. Hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN; nếu vượt 500 triệu đồng, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế phát sinh từ quý vượt ngưỡng.
Hộ kinh doanh từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn từ máy tính tiền kết nối dữ liệu.
Với hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, thuế thu nhập cá nhân được tính theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất.
Cũng theo quy định tại Điều 4 Thông tư 25/2025/TT-NHNN, từ ngày 1/3/2025, tên tài khoản thanh toán của tổ chức cần thể hiện đầy đủ tên của đơn vị theo giấy phép thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy định này góp phần chuẩn hóa thông tin tài chính, giúp việc theo dõi và đối soát giao dịch trở nên minh bạch hơn.
Hộ kinh doanh chủ động mở thêm tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh, từ đó dễ dàng đối soát doanh thu. (Ảnh: VNPAY)
Từ thực tế này, hộ kinh doanh cần mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh thay vì sử dụng chung với tài khoản cá nhân như trước đây. Khi dòng tiền được tách bạch, việc rà soát giao dịch trong từng kỳ trở nên dễ dàng hơn, đồng thời tạo nền tảng để tổng hợp dữ liệu phục vụ kê khai thuế.
Bên cạnh đó, việc đối chiếu doanh thu giữa sổ bán hàng và tài khoản ngân hàng cũng là bước quan trọng giúp hộ kinh doanh nắm rõ tình hình kinh doanh trong kỳ. Khi dữ liệu được tổng hợp đầy đủ, người bán có thể nhanh chóng tra cứu lại thông tin cần thiết, hạn chế tình trạng thiếu sót khi chuẩn bị hồ sơ kê khai.
Thiết lập hệ thống tổng hợp doanh thu rõ ràng
Đối với nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ, việc ghi chép doanh thu theo phương thức thủ công khiến dữ liệu bị phân tán, đặc biệt khi lượng giao dịch tăng lên trong những giai đoạn cao điểm. Vì vậy, việc thiết lập một hệ thống tổng hợp số liệu rõ ràng sẽ giúp việc quản lý thuận tiện hơn.
Một hệ thống quản lý hiệu quả cần đảm bảo có báo cáo doanh thu theo ngày hoặc theo tháng, dễ tra cứu khi cần đối chiếu số liệu. Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể theo dõi hoạt động bán hàng chủ động và chuẩn bị sẵn dữ liệu cho kỳ kê khai.
Tuy nhiên, với những đơn vị kinh doanh quy mô nhỏ hoặc chưa có nhân sự phụ trách kế toán, việc tự tổng hợp và kiểm tra toàn bộ dữ liệu mất nhiều thời gian. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều hộ kinh doanh lựa chọn công nghệ để đơn giản hóa quy trình và giảm bớt các thao tác thủ công.
Ứng dụng chuyển đổi số giúp hộ kinh doanh dễ dàng bắt kịp với chính sách thuế mới. (Ảnh: VNPAY)
Ứng dụng công nghệ giúp đơn giản hóa quá trình kê khai
Hiện nay, nhiều hộ kinh doanh đã sử dụng các giải pháp thanh toán và quản lý dữ liệu số nhằm ghi nhận giao dịch và tổng hợp doanh thu dễ dàng hơn.
Nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh trong giai đoạn chuyển đổi, VNPAY và Agribank đang phối hợp triển khai hệ sinh thái thanh toán và nộp thuế số. Trong đó, Agribank hỗ trợ đơn vị kinh doanh mở tài khoản phục vụ kinh doanh, vay vốn và tư vấn trong mùa cao điểm.
Về phía công ty công nghệ, VNPAY cung cấp đa dạng phương thức thanh toán từ mã QR, thẻ ngân hàng, thanh toán tín dụng, thanh toán qua VNPAY-PhonePOS (biến điện thoại thành máy POS), hay thanh toán với VNPAY-SmartPOS (sử dụng máy POS thông thường để quẹt thẻ) giúp khách hàng và chủ hộ kinh doanh có thêm lựa chọn. Với việc ứng dụng thanh toán không tiền mặt giúp ghi nhận giao dịch tức thời, hộ kinh doanh dễ dàng tổng hợp doanh thu, tránh sai sót, không khớp số.
Song song với đó, phần mềm quản lý bán hàng giúp tổng hợp doanh thu theo từng ngày hoặc từng tháng, hỗ trợ người bán theo dõi tình hình kinh doanh trực quan nhất. Khi cần chuẩn bị hồ sơ kê khai, các dữ liệu này có thể được tra cứu và tổng hợp nhanh chóng.
Đơn vị cũng miễn phí trọn bộ giải pháp nộp thuế điện tử đến hết năm 2028, bao gồm phần mềm bán hàng và kê khai thuế, giải pháp hóa đơn điện tử, dịch vụ truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan Thuế.
VNPAY miễn phí đến hết năm 2028 trọn bộ giải pháp nộp thuế số. (Ảnh: VNPAY)
Bên cạnh đó, Agribank hỗ trợ mở tài khoản phục vụ hoạt động kinh doanh, giúp dòng tiền được ghi nhận rõ ràng ngay từ đầu. Khi các công cụ thanh toán, quản lý doanh thu và kê khai được tích hợp trong cùng một hệ thống, hộ kinh doanh có thể giảm đáng kể thời gian xử lý sổ sách, đồng thời hạn chế các sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu.
Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh ngày càng số hóa, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý doanh thu không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình kê khai mà còn tạo nền tảng vận hành minh bạch và hiệu quả hơn cho hộ kinh doanh.
Bình luận