Chính phủ quy định về vận chuyển, giao, nhận tài liệu chứa bí mật Nhà nước

Nghị định số 63/2026 quy định biện pháp để hướng dẫn thi hành Luật về thẩm quyền ký văn bản bí mật Nhà nước, văn bản điện tử bí mật Nhà nước; việc đăng ký, quản lý văn bản điện tử bí mật Nhà nước; thu hồi văn bản điện tử bí mật Nhà nước; gửi, nhận văn bản điện tử bí mật Nhà nước; bàn giao tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước mang ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác ở nước ngoài; các loại mẫu dấu, mẫu giấy tờ sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật Nhà nước.

Về việc vận chuyển tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước (trừ vận chuyển qua dịch vụ bưu chính), Chính phủ quy định tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước được chứa, đựng trong thiết bị và bảo quản bằng vật liệu phù hợp, bảo đảm không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước được vận chuyển bằng phương tiện, thiết bị bảo đảm an toàn do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý bí mật Nhà nước quy định. Người được giao nhiệm vụ vận chuyển có trách nhiệm bảo vệ tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước trong suốt quá trình vận chuyển.

Về việc giao tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi, Nghị định nêu rõ, trước khi giao tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi phải đăng ký vào "Sổ đăng ký bí mật Nhà nước đi" hoặc bằng Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật Nhà nước. Tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi độ "Tuyệt mật" không được ghi trích yếu.

Tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi phải làm bì hoặc đóng gói riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc; ngoài bì đóng dấu chữ "A" hoặc "B" hoặc "C" tương ứng với độ mật cao nhất của tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước bên trong.

Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết phải đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì".

Về việc nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đến, Chính phủ yêu cầu, sau khi nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đến phải đăng ký vào "Sổ đăng ký bí mật Nhà nước đến" hoặc bằng Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật Nhà nước. Tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đến độ "Tuyệt mật" không được ghi trích yếu và chỉ được mở bì khi người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bí mật Nhà nước cho phép;

Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đến mà phong bì có dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì", người nhận vào sổ theo ký hiệu ngoài bì, không được mở bì và phải chuyển đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên trên phong bì đi vắng và trên phong bì có thêm dấu "Hỏa tốc" thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức giải quyết.

Trường hợp tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước được gửi đến mà không thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước thì chuyển đến người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước hoặc người có tên trên phong bì (đối với trường hợp gửi đích danh) giải quyết, đồng thời phải thông báo nơi gửi biết để có biện pháp khắc phục.

Trường hợp phát hiện tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì bên giao và bên nhận phải lập biên bản ghi nhận sự việc, báo cáo người có thẩm quyền của bên giao, bên nhận biết; đồng thời, thông báo cho bên gửi về việc tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bóc, mở bì hoặc bị tráo đổi, mất, hư hỏng để phối hợp giải quyết.

Về việc giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước (trừ trường hợp gửi, nhận văn bản điện tử bí mật Nhà nước), Nghị định quy định trường hợp giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đi được thực hiện tại "Sổ đăng ký bí mật Nhà nước đi" hoặc "Sổ chuyển giao bí mật Nhà nước".

Trường hợp giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước đến được thực hiện tại "Sổ đăng ký bí mật Nhà nước đến" hoặc "Sổ chuyển giao bí mật Nhà nước".

Trường hợp giao, nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước với số lượng lớn được thực hiện bằng Biên bản giao nhận. Nội dung Biên bản giao nhận phải thể hiện thông tin bên giao, bên nhận; số lượng tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước phân loại theo từng mức độ mật; tình trạng tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước tại thời điểm giao, nhận; danh sách tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước kèm theo Biên bản giao nhận (số, ký hiệu; ngày, tháng năm ban hành; cơ quan, tổ chức ban hành; trích yếu, độ mật).

Ngoài ra, bên giao và bên nhận tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước phải đối chiếu về số lượng, kiểm tra việc đóng bì, đóng gói tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước. Trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai sót trong đóng bì, đóng gói thì bên nhận yêu cầu bên giao gửi bổ sung, xử lý trước khi vào sổ theo dõi và ký nhận.