Tuy nhiên, phía sau vẻ yên bình và ấm cúng là một câu chuyện đầy thử thách của chị Hương trong hành trình giữ vững quán trước những khó khăn về quản lý kinh doanh.
Những ngày đầu chông chênh
Chị Hương bắt đầu mở quán vào năm 2023 với mong muốn mang đến một không gian thư giãn, gần gũi với mọi người. Làm chủ một quán cà phê nhỏ, chị tự tay quản lý mọi công việc, từ lên thực đơn, kiểm tra hàng hóa đến ghi chép doanh thu mỗi ngày.
Ban đầu, khi lượng khách ít, mọi việc diễn ra khá thuận lợi. Nhưng chỉ sau vài tháng, khi quán bắt đầu đông khách hơn, chị Hương nhận ra cách làm thủ công không còn phù hợp. "Doanh thu cuối ngày thường không khớp, có những hôm phục vụ nhầm món cho khách do tôi quá nhiều việc mà không biết quản lý thời thời gian, dẫn đến việc mất lòng khách. Tôi cảm thấy mọi thứ dần từ từ vượt tầm kiểm soát," chị chia sẻ.
Một vấn đề lớn khác mà chị gặp phải là việc làm không đáp ứng được xu hướng thanh toán hiện đại. "Khách hỏi về thanh toán bằng ví điện tử hay quẹt thẻ, nhưng quán không có. Nhiều người tỏ ra không hài lòng, thậm chí rời đi mà không gọi món. Điều này khiến tôi vừa tiếc tiếc, vừa lo lắng cho tương lai của quán,” chị kể thêm.
Hành trình gian truân tìm kiếm giải pháp phù hợp
Chị Hương nhớ lại quãng thời gian loay hoay đi tìm phần mềm phù hợp, vừa thử thách, vừa là bài học lớn. Đầu tiên, chị thử tìm kiếm các phần mềm được miễn phí trên mạng nhưng nhanh chóng nhận được ra chúng không đáp ứng được nhu cầu thực tế của quán. "Phần mềm thì quá đơn giản, không có nhiều tính năng, phần mềm khác lại phức tạp đến mức tôi biết cách sử dụng thế nào," chị Hương kể.
Chị cũng không ít lần tìm đến các phần mềm quản lý được quảng cáo hoa mỹ về các giải pháp quản lý. "Cứ tưởng dễ dàng, nhưng khi hỏi thêm chi phí ẩn hoặc các yêu cầu kỹ thuật, tôi mới thấy sự cồng kềnh phiền hà mà của nhiều tính năng không cần thiết với quán. Phải mất cả tháng trời, tôi mới tìm được một phần mềm thực sự đáp ứng được nhu cầu và phù hợp với quy mô quán của mình từ một người quen giới thiệu,” chị chia sẻ.
Hành trình đó tuy khó khăn nhưng giúp chị Hương nhận ra rằng, việc lựa chọn phần mềm quản lý không chỉ dựa vào giá cả mà còn phải cân bằng nhanh chóng phù hợp và hiệu quả lâu dài.
Lựa chọn đúng đắn cho hướng đi mới tới từ công nghệ
Giữa lúc bế tắc, chị Hương tình cờ được một người bạn giới thiệu về phần mềm quản lý bán hàng tích hợp dùng trên điện thoại VTC POS. Ban đầu, chị khá dè chừng vì lo lắng chi phí và tính phức tạp khi sử dụng. Tuy nhiên, sau khi được hướng dẫn chi tiết và được tư vấn là phần mềm được sử dụng miễn phí. Chị quyết định bắt đầu với công nghệ mới để thay đổi cách vận hành của quán.
Phần mềm này giúp chị Hương kiểm soát rõ được doanh thu và tình trạng bán hàng chỉ bằng một số thao tác đơn giản trên điện thoại. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp các biểu thức thanh toán không tiền mặt như mã QR, ví điện tử và thẻ ngân hàng cũng như có loa thông báo đọc số dư vừa nhận giúp mang lại lợi ích cho cả quán và khách hàng.
"Chỉ sau một tháng sử dụng, tôi cảm nhận được sự thay đổi không còn cảnh biên soạn thủ công hay lo lắng về công việc trộn doanh thu. Khách hàng cũng vui vẻ hơn vì có nhiều lựa chọn thanh toán hiện đại”, chị Hương chia sẻ với nụ cười nhẹ nhõm.
Chính nhờ sự thay đổi này, quán cafe nhỏ xinh của chị Hương không chỉ duy trì lượng khách quen mà còn thu hút thêm nhiều khách mới. Với chị Hương, phần mềm quản lý không chỉ là một công cụ mà còn là “người đồng hành” giúp chị tự tin phát triển quán.
"Nhìn lại, tôi thấy mình đã mất quá nhiều thời gian với cách làm cũ. Nếu biết đến giải pháp này sớm hơn, có lẽ tôi đã tránh được nhiều khó khăn. Đây thực sự là cánh tay đắc lực cho những người kinh doanh nhỏ lẻ như tôi,” chị Hương khẳng định.
Lời giải cho câu hỏi kinh doanh nhỏ liệu có cần phần mềm quản lý
Câu chuyện của chị Hương là minh chứng rõ ràng về sức mạnh của công nghệ trong công việc hỗ trợ kinh doanh. Đối với các chủ sở hữu nhỏ, việc áp dụng phần mềm quản lý không chỉ giúp tối ưu hoá hoạt động mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo lợi thế cạnh tranh trong một thị trường ngày càng khốc liệt.
Đổi mới là điều không dễ dàng, nhưng như chị Hương đã chứng minh, khi bước ra khỏi vùng an toàn, các chủ quán sẽ tìm thấy hướng đi bền vững và thành công cho chính mình.
Nếu bạn đang kinh doanh bán hàng thì đừng ngại tìm hiểu, tham khảo hay trải nghiệm phần mềm quản lý bán hàng VTC POS một cách hoàn toàn miễn phí tại https://vtcpos.vn/
Bình luận