ERP Store – trục điện tử kết nối doanh nghiệp an toàn, tiện ích và linh hoạt

Nhu cầu thực tiễn và xu hướng phát triển

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đang diễn ra, việc hiện đại hóa hoạt động quản lý, điều hành của các doanh nghiệp, cơ quan quản lý nhà nước là một nội dung quan trọng.

Xây dựng một hệ sinh thái đầy đủ để phát triển lĩnh vực thương mại điện tử nói riêng và nền kinh tế số nói chung là chủ trương quan trọng mà lãnh đạo Bộ Công Thương đã giao cho Cục Thương mại điện tử và kinh tế số triển khai, ông Đặng Hoàng Hải, Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương cho biết.

Hầu hết các giải pháp Chính phủ điện tử và thương mại điện tử ở các nước phát triển đều có nền tảng xác thực điện tử dựa trên chữ ký điện tử, chữ ký số bởi tính an toàn của nó khi loại trừ được những tranh chấp, gian lận trong giao dịch do nó xác định được ai là người ký, ký khi nào…

Tại Việt Nam, chữ ký số đã được Bộ Công Thương đưa vào ứng dụng rất sớm từ năm 2005 trong hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu. Đến năm 2007, khi Chính phủ ban hành Nghị định 26/2007/NĐ-CP quy định về chữ ký số, đến nay, Bộ Công Thương vẫn tiếp tục là một trong những đơn vị đồng hành, ứng dụng chữ ký số vào các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu và các dịch vụ hành chính công trực tuyến khác. Năm 2013, Nghị định 52 về Thương mại điện tử do Bộ Công Thương dự thảo trình Chính phủ ban hành, cũng đã quy định rõ về các chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại phục vụ việc giao kết hợp đồng điện tử.

Năm 2016, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1563/QĐ-TTg ngày 8/8/2016 về Phê duyệt Kế hoạch tổng thể phát triển thương mại điện tử giai đoạn 2016-2020, với mục tiêu số 1 là Phát triển các hạ tầng dành cho thương mại điện tử mà trong đó có việc phát triển “Hạ tầng an toàn, an ninh cho thương mại điện tử được phát triển với việc thiết lập hệ thống chứng thực điện tử; các cơ chế giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong thương mại điện tử”.

Tuy nhiên, việc ứng dụng chữ ký số và chứng từ điện tử ở nước ta vẫn chưa thực sự phổ biến. Theo ông Trần Xuân Trường, Giám đốc Công ty công nghệ SME Soft, trên thực tế, hiện nay, 60% văn bản lưu thông trên thị trường vẫn là các hợp đồng, công văn giấy được luân chuyển qua lại giữa những doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

Do đó, chi phí in ấn, chuyển phát văn bản giấy vô cùng tốn kém, việc lưu trữ văn bản gây tốn không gian, quản lý văn bản gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa, trình ký văn bản bị phụ thuộc vào thời gian của lãnh đạo doanh nghiệp, cơ quan quản lý làm kéo dài thời gian chờ đợi phản hồi. Mặt khác, bảo mật thông tin đối với các văn bản giấy cũng là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp lo ngại.

Xuất phát từ những nhu cầu thực tiễn và xu hướng phát triển tất yếu của thế giới nói trên, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương đã giao Trung tâm Tin học và Công nghệ số phối hợp cùng Công ty cổ phần SME Soft thuộc Tập đoàn công nghệ VietSens tiến hành nghiên cứu và phát triển ERP Store – trục điện tử kết nối doanh nghiệp trên nền tảng chứng từ điện tử, cho phép các doanh nghiệp giao kết hợp đồng điện tử trên nền tảng xác thực bởi chữ ký số. Đây là giải pháp ký điện tử duy nhất hiện nay hỗ trợ ký kết văn bản trực tuyến giữa các doanh nghiệp.

Giải pháp công nghệ đột phá

Giải pháp Trục điện tử kết nối doanh nghiệp ERP Store giúp giải quyết những vấn đề của trên 90% doanh nghiệp gặp phải. Cụ thể, thay vì việc trình ký văn bản theo cách truyền thống, hệ thống ERP Store cho phép các cá nhân tham gia quá trình ký thực hiện ký nháy, ký duyệt, chuyển văn bản ra ngoài dễ dàng thông qua các thao tác đơn giản. Chỉ với chiếc điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn, người sử dụng đã có thể ký văn bản ở bất kỳ đâu, vào bất cứ thời gian nào.

Với sự lưu trữ tất cả văn bản trình ký dưới dạng số hóa trên hạ tầng điện toán đám mây và phân loại tự động theo mã văn bản, tên văn bản, người gửi, người ký, trạng thái xử lý…, doanh nghiệp sẽ giải phóng được không gian lưu trữ, tìm kiếm văn bản theo các trường thông tin cơ bản một cách nhanh chóng và tiết kiệm được một khoản lớn chi phí in ấn hàng ngày.

Quan trọng hơn cả, ERP Store có tính bảo mật thông tin tuyệt đối do không phải in văn bản giấy và gửi ra bên ngoài hệ thống chuyển phát của bên thứ ba. Hệ thống giải quyết các vấn đề bảo mật cho doanh nghiệp thông qua mã hóa bất đối xứng theo chuẩn RSA/AES 256 bits, đồng thời có chức năng đánh watermark gắn với cá nhân của người đọc văn bản hoặc gửi văn bản ra ngoài.

Từ đó, ERP Store tạo ra một cơ chế liên thông linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điện tử hoá một trong những khâu quan trọng nhất trong quá trình hoạt động thương mại là quá trình giao kết hợp đồng, tiến tới việc ứng dụng các chứng từ điện tử trong thương mại một cách rộng rãi trong toàn xã hội giúp cho doanh nghiệp phát huy được sức mạnh của công nghệ số trong hoạt động quản lý điều hành dựa trên 3 tiêu chí.

Một, văn bản điện tử có giá trị pháp lý, có tính xác thực và đảm bảo an toàn. Hai, môi trường làm việc đa nền tảng, linh hoạt, không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm, hỗ trợ tối đa cho người lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp, tổ chức. Ba, khả năng kết nối, giao kết linh hoạt, kể cả với các doanh nghiệp, tổ chức chưa đăng ký tham gia, vẫn có thể giao tiếp, liên kết được và dễ dàng khởi tạo hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp chỉ cần mã số thuế và USB token chữ ký số là có thể bắt đầu sử dụng. Mỗi doanh nghiệp sẽ được cấp 4 tài khoản tương ứng với 4 vài trò: người soạn thảo (người sẽ khởi tạo ra các văn bản, hợp đồng), văn thư (người sẽ duyệt văn bản trước khi trình ký; đóng dấu vào văn bản đã ký), giám đốc (người sẽ ký văn bản), quản trị. Doanh nghiệp sẽ được miễn phí sử dụng trong hai năm đầu tiên. Sau khi hết giai đoạn miễn phí, doanh nghiệp trả phí hàng tháng với chi phí rất nhỏ so với việc ký hợp đồng bằng giấy như hiện tại.

Chia sẻ về trải nghiệm sử dụng ERP Store, bà Phạm Ngọc Thanh, Giám đốc Công ty cổ phần Sách và Truyền thông Sun Flower cho biết: “Việc thực hiện giao kết hợp đồng điện tử trên ERP không khó mà thời gian cũng rất nhanh, chưa đủ thời gian để chúng ta uống hết một ly café vào buổi sáng. Bên cạnh đó, tính bảo mật của hệ thống cao với nhiều lớp khóa”.

Đây là những nền tảng rất cơ bản để hướng đến một giải pháp tổng thể doanh nghiệp không giấy tờ mà Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, sẽ tiếp tục phối hợp cùng các tập đoàn, doanh nghiệp tại Việt Nam để phát triển, phục vụ cho cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam.