8 bước giúp lập kế hoạch để làm việc hiệu quả

Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc bạn lên kế hoạch phân chia công việc như thế nào và có mục định xác thực ra sao?

(VTC News) - Công việc có hiệu quả hay không còn phụ thuộc bạn lên kế hoạch phân chia công việc như thế nào và có mục định xác thực ra sao?

Giáo sư, tiến sĩ Davis J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn "Đắc nhân tâm" từng viết rằng: "Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích.

Cuộc đời bạn 'sẽ' là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì”. Vậy làm thế nào để xây dựng kế hoạch một cách có hiệu quả? Bạn hãy tham khảo 7 bước sau đây:

Bước 1: Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày

Đây là bước đầu tiên và mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của bản kế  hoạch. Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát nhất về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. 

Kế hoạch hằng ngày nên bắt đầu từ những nhiệm vụ cần được ưu tiên. Giải quyết những việc cần làm trong 1 giờ chỉ bằng 15 phút dễ hơn bạn tưởng. Bạn cũng nên tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm gấp và giữ sự tập trung vào những việc quan trọng nhất. Danh sách của bạn cũng phải nêu lên những công việc khẩn cấp.

Lên danh sách các công việc cần làm trong ngày là bước đầu tiên và mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của bản kế hoạch

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu tương ứng

Sau khi lên danh sách các công việc, bạn cũng cần phải thiết lập các mục tiêu phù hợp với các công việc. Mục tiêu này có thể là về thời gian, về kết quả mong muốn đạt được. Các bạn cần lưu ý rằng, để mục tiêu là phù hợp, cần phải bám sát với mong muốn và khả năng của chính bản thân các bạn. Nếu đặt mục tiêu quá cao, không mang tính thực tiễn và lạc quan thái quá thì bạn sẽ chẳng thể nào đạt được và không khéo còn làm giảm ý chí thực hiện các công việc khác.

Bước 3: Sắp xếp thứ tự các công việc

Với bước này, bạn nên cân nhắc, sắp xếp những công việc đã liệt kê ở trên theo thứ tự cấp bách, quan trọng hoặc theo trình tự thời gian, đối tượng tiến hành. Việc sắp xếp này sẽ làm cho bạn loại bỏ những công việc không phù hợp, tiết kiệm thời gian và các nguồn lực khác mà vẫn đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Tập trung làm việc

Khi nào làm bất cứ chuyện gì, bạn nên tập trung vào việc đó. Sự tập trung sẽ giúp làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Nói như vậy không có nghĩa là khi làm việc, bạn chỉ biết mỗi một việc đang làm, mà bạn còn phải để quan tâm tới các việc khác nữa, nếu có thể thì kết hợp làm nhiều việc trong cùng một thời gian.

Sự tập trung sẽ giúp làm việc có hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Bước 5: Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch

Thực tế luôn khác hẳn với lý thuyết và cũng như những gì ta trù định. Đó là lý do tại sao người ta rất dễ lúng túng với những công việc mới. Bạn không thể nào biết được những việc bất ngờ phát sinh và sắp xếp kịp thời gian để giải quyết chúng. 

Những người chưa thạo việc đôi khi còn phải lấy quỹ thời gian cá nhân để giải quyết công việc chung. Nhưng khi đã có kinh nghiệm, hãy luôn dành một khoảng thời gian hợp lý cho những sự cố phát sinh.

Đồng thời, khi lên kế hoạch các công việc, hãy nên cố gắng linh hoạt trong các nội dung cũng như liệt kê các khó khăn và thách thức có thể sẽ gặp phải từ đó lập một số phương án dự phòng nhằm đối phó với những tình huống bất ngờ.

Bước 6: Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch

Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần của mục tiêu, liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải liên tục xem xét, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình.

Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch ngoài việc khích lệ bản thân hoàn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn thì nó còn giúp bạn phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết.

Bước 7: Tự đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

Một phần quan trọng không kém là bạn phải biết đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho bản thân mình. Và cần phải xem lại những mục tiêu đó một cách thường xuyên. 

Việc đặt ra mục tiêu ngắn hạn và dài hạn giúp bạn kiểm soát được thời gian dễ dàng hơn

Những mục tiêu ngắn hạn phải đủ nhỏ để bạn có thể thấy sự tiến bộ của mình và đủ lớn để bạn có cảm giác hạnh phúc khi hoàn thành chúng. Những mục tiêu của bạn phải thực tế, tránh những gì vượt quá khả năng của bạn. Hãy chọn những lĩnh vực mà bạn cảm thấy tự tin nhất và rèn cho mình tính kỷ luật.

Bước 8: Biết cách ghi nhận những thành công của bản thân

Thói quen ghi nhận những thành công của mình cũng quan trọng không kém. Chỉ đơn giản bằng cách tự thưởng cho mình một bữa ăn thật thịnh soạn hay một cuộc đi dạo trong công viên. Việc ghi nhận thành công giúp bạn tự tin để sẵn sàng gặt hái nhiều thành công hơn nữa.

Hà Phương (tổng hợp)